Política de tratamiento y protección de datos personales

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES HOLA DR S.A.S.

INTRODUCCIÓN

Con el objetivo de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 en materia de protección de datos personales (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), HOLA DR S.A.S., se permite adoptar la siguiente política de Tratamiento de Datos Personales, el cual se publicará y dará a conocer a todas las personas titulares de los derechos consagrados en la mencionada regulación.

Las disposiciones contenidas en el presente documento serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos de holadr. y protege tanto al recurso humano de la misma como a los pacientes, familiares y en general, todo tipo de personas que entren en relación con la institución y hayan suministrado información susceptible de este tipo de protección.

Holadr. otorga especial protección a los derechos de los niños, niñas y adolescentes de quienes solo podrá darse tratamiento de datos personales bajo las estrictas condiciones establecidas en la ley.

OBJETO

La presente política tiene por objeto definir los parámetros e instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales acorde a las disposiciones de la Ley.

Las bases de datos de holadr. se ajustarán y parametrizarán de manera que se pueda establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales y demás aspectos que la normatividad establezca.

DEFINICIONES

Para la interpretación de la Política de Tratamiento de Datos Personales de holadr., se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Dato personal: Se refiere a cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados. Los datos serán públicos cuando la ley o la Constitución así lo establezcan, y cuando no sean de aquellos clasificados como semiprivados o privados.

Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación. Por ejemplo, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Datos públicos: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es aquél cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.

Dato privado: Es el que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN.

La presente política se aplica a todas las bases de datos que administra holadr. dentro de todas sus dependencias por parte de los encargados del tratamiento de los datos personales y de eventuales terceros que de una u otra forma gestionen bases de datos personales de holadr.

PRINCIPIOS.

En el tratamiento de los datos personales que realiza holadr. se aplican todos los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, en especial la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

CONSULTA DE LA POLÍTICA.

holadr. pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política en sus dependencias y demás medios idóneos de divulgación de que disponga la empresa.

TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO.

Holadr. para el correcto desarrollo de su objeto social, podrá recolectar datos sensibles de los pacientes y usuarios que consulten a través de la plataforma, sin embargo, reconoce que sus usuarios y/o pacientes, candidatos en proceso de selección, empleados, proveedores y en general cualquier persona natural o jurídica dentro de la institución tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta en todo caso sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

En virtud de la relación que se establezca con holadr, esta recolecta, almacena, usa, transmite y transfiere datos personales.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales holadr. tuviere establecida una relación permanente u ocasional, podrán ser recolectados y tratados entre otros fines para:

– Prestar el servicio de salud a través de telemedicina.

– La creación y manejo de historia clínica de los pacientes. En caso de pacientes menores de edad, con la inclusión como soporte legal de los datos personales de sus acudientes, familiares y/o representantes legales.

– Preservar y conservar los datos clínicos y médicos por el tiempo que ordene la ley o por mandato de autoridad competente.

– Obtener datos fundamentales para la investigación médica, clínica y epidemiológica, al igual que la identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.

– Mantener una comunicación con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de holadr.

– Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal, mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorías, y proyectos llevados a cabo por holadr.

– Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por holadr.

– Para las actividades propias de atención al usuario.

– Realizar campañas publicitarias y encuestas relacionadas con los servicios que brinda holadr., para dar a conocer nuevos programas y beneficios.

– Desarrollo del objeto social de holadr. conforme a sus estatutos sociales.

– Facilitar procedimientos complementarios con compañías con las que posea convenio de intercambio de datos y con aliados estratégicos para prestar un servicio integral a sus pacientes.

– Tratar los datos para la atención de cualquier reclamación que se efectúe sobre la atención y servicios prestados.

– Cumplir con la normativa vigente en Colombia para las empresas médicas y comerciales o de similar naturaleza a holadr.

– Cumplir con los requerimientos y lineamientos de los entes de vigilancia y control como la Superintendencia Nacional de Salud.

– Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.

– Tratar los datos personales de todos los empleados de holadr conforme a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.

DERECHOS DEL TITULAR.

De conformidad con el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a holadr. como los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

– Solicitar prueba de la autorización otorgada a holadr como responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

– Ser informado por holadr como responsable del tratamiento o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

– Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes prevalecerán frente a cualquier otro. holadr, respetará el interés superior del menor y propenderá por suministrar la información detallada, amplia y suficiente para que estos otorguen una autorización libre e informada a través de sus correspondientes tutores o representantes.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

– El titular de los datos personales

– Los causahabientes del titular de los datos personales

– El representante y/o apoderado del titular de los datos personales

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

HOLA DR S.A.S., con Nit. 901.135.453-1, con sede principal en la Calle 9csur #50ff-116 interior 508de Medellín, Teléfono 3244744726, correo electrónico protecciondedatos@holadr.co, es el responsable del tratamiento y de la protección de sus bases de datos personales.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En el caso de holadr, será encargado el empleado o contratista, ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de una base de datos específica, de acuerdo con elacta de nombramiento que así lo designe.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO.

La obtención de cualquier dato personal de carácter sensible, privado o semi privadodeberá contar con la autorización previa y expresa de su titular. La autorización del titular según el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, no será necesaria cuando se trate de:

– Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

– Datos de naturaleza pública;

– Casos de urgencia médica o sanitaria;

– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

– Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Holadr. podrá obtener la autorización a través de diferentes medios, entre ellos, el documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por holadr. de manera previa al tratamiento de los datos personales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. holadr, para estos casos, establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

La revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas. holadr., cesará en ese sentido, en cualquier actividad de tratamiento de los datos, y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

La prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento será conservada por parte de holadr, los cuales almacenará en archivos físicos o repositorios electrónicos de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

AVISO DE PRIVACIDAD.

En los casos en que no sea posible poner a disposición del titular la presente política de tratamiento de la información, holadr. informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. El mencionado aviso contendrá: Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento; el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo; los derechos que le asisten al titular; los mecanismos dispuestos por holadr. para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente; la información de cómo acceder o consultar la política de tratamiento de la información.

Cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

holadr. pondrá a entera disposición del titular la información suministrada por él, para que pueda revocar, modificar, ampliar, suprimir y en general acceder a sus datos.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Para el ejercicio de sus derechos, el titular o sus representantes en su solicitud suministrarán a holadr, al menos la siguiente información:

Nombre del titular: ______________________________

Identificación: _________________

Procedimiento solicitado: corrección __actualización__

eliminación __ revocatoria __

Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud: _______________________________________________

_______________________________________________

Documentos que corroboren la solicitud (opcional):

__________________________

Datos de contacto:

Dirección: ___________________________________

Teléfono: ___________________________________

Correo electrónico: ___________________________

___________________________________

Firma

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

holadr., pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico protecciondedatos@holadr.co para elevar sus consultas; asimismo, recibe solicitudes en su sede en la calle 9c sur #50ff-116 de Medellín, teléfono 3244744726

En la solicitud indicará los datos señalados en la sección del manual: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Si la solicitud resulta incompleta, holadr. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, para que subsane las fallas.

La información requerida debe ser presentada por el solicitante dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento; si no lo hace se entenderá que ha desistido.

El término máximo que tiene holadr. para atender la solicitud, es de quince (15) día hábil contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN OTORGADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a holadr, conforme la información solicitada en la sección de este manual en: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

holadr, elimina el dato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, de lo contrario, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

VIGENCIA

La presente política rige a partir de su publicación.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

HolaDr. hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales; en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:

Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos de HolaDr.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a HolaDr. para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado por HolaDr., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley en el tratamiento de datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por: El titular de los datos personales.

Los causahabientes del titular de los datos personales.
El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
HolaDr. con NIT. 901 135 453 – 1, con sede principal en la calle 9c sur #50ff-116 interior 508 de Medellín, teléfono 3244744726, correo electrónico protecciondedatros@holadr.com es el responsable del tratamiento y de la protección de sus bases de datos personales.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En el caso de HolaDr. será encargado el empleado o contratista, ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de una base de datos específica, de acuerdo al acta de nombramiento que así lo designe.

AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE DATOS PERSONALES
HolaDr. para el tratamiento de datos personales, solicitará a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de la misma para los efectos legales.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS
HolaDr. pone a disposición todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
HolaDr. para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada a HolaDr. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, HolaDr. cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual HolaDr. continúa tratando los datos personales para los fines de los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

La creación y manejo de las historias clínicas de sus pacientes menores de edad, con la inclusión como soporte legal de los datos personales de sus acudientes, familiares y/o sus representantes para el desarrollo de todas las actividades propias.
La creación y manejo de las historias clínicas de sus pacientes menores de edad, con la inclusión como soporte legal de los datos personales de sus acudientes, familiares y/o sus representantes para el desarrollo de todas las actividades propias.
Desarrollar el objeto social de HolaDr. conforme a sus Estatutos Sociales.
Facilitar procedimientos complementarios con compañías con las que posea convenio de intercambio de datos para prestar un servicio integral a sus pacientes.
Cumplir con la normativa vigente en Colombia para las empresas médicas y comerciales o de similar naturaleza a HolaDr.
Cumplir con los requerimientos y lineamientos de los entes de vigilancia y control como la Superintendencia de Seguridad Social.
Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.
Tratar los datos personales de todos los empleados de HolaDr. para cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.
Cumplir todos sus compromisos contractuales.